地元の市役所で多くの人が申請する書類と言えば住民票ですよね。
住所変更した際の運転免許証の更新、就業先や大学などに提出する必要がありますが、人生で一番必要な書類かもしれません。
いろいろな場面で使用するので自分は常に1枚クリアファイルに入れて所持しています。
もちろん運転免許証で代用できるのですが、ない人にとっては貴重な身分証明の手段なので常日頃から携帯しておきましょうね。
ところが住民票と似たような言葉として住民票記載事項証明書という書類もございます。
この両者ですが共に市役所で入手はできる点では共通しているのですが、改めてどこがどう違うのでしょうか？
筆者も両方とも発行したことがありますが、正直違いについてほとんど意識していませんでした。
どういった情報が掲載されているのか、また内容から使う場面などの違いも含めて全部解説していきます！
住民票と住民票記載事項証明書の違い
住民票と住民票記載事項証明書、どちらも役所で発行されもらうことが出来る書類ですが、違いを一言で説明するとしたら
- 住民票とは住民基本台帳に載っている個人と世帯の情報を写した書類
- 住民票記載事項証明書とは住民票の項目の内、必要最低限の情報のみを記載した書類
となります。
ざっくりとこんな感じですが、まだこれだけでもイメージしにくいかなと思います。
そこで徹底的に調べたところ、他にもいろいろと違いが出てきましたので、それらを表にしてまとめることにします。
住民票とは？
住民票とは、正しくは役所で作成される住民に関する公的な記録のことです。
住民に関しての記録は住民基本台帳に登録されていて、現住所の証明・選挙人の登録・人口の調査（国勢調査）などに利用されます。
実は皆さんが普段からよく使うであろう「住民票」とは正しくは「住民票の写し」が正式名称だったのです。
「住民票」という言葉自体は役所が保管する「住民基本台帳」と同じ意味で、僕自身も今までこっちと混同してしまいました（笑）
正しくはあくまで「住民票の写し」なので、今後役所に行って申請する時には「住民票の写しをお願いします。」と言いましょう。
また形式としては「世帯全員分」と「世帯一部（自分だけor数人分）」の2種類があってどちらかを選択することになります。
この書類は、自身の住所を証明するために使用しますが、使う場面としたら
- 就職・転職先の企業
- 銀行口座開設時
- 賃貸住宅の契約時
- 年金関係
- 車両登録時
- パスポートの取得
などがあります。基本的には免許証やマイナンバーカードなど代わりの身分証明ができるものがあれば、そちらで済む場合もありますが、特に指定がなければ住民票を出せば問題ないでしょう。
住民票に記載されている項目
住民票の写しに記載されているのは以下の15項目です。
- 氏名
- 住所
- 出生年月日
- 男女の別
- 世帯主
- 世帯主との続柄
- 本籍の情報
- 引っ越す前の住所
- 住定年月日
- 住定届出年月日
- 住民年月日
- 住民票コード
- マイナンバー
- 筆頭者
- 備考
似たような項目で住定年月日、住定届出年月日、住民年月日の3つがありますが、それぞれ解説しますと
- 住定年月日は、その場所に住所を定めた日、いわゆる転入日のこと
- 住定届出年月日は、住民登録の異動届出を役所に提出し受理された日のこと
- 住民年月日は、その自治体に入ってきた日のこと
となります。
例えば3月1日に引っ越ししてその日からその家に住み始めた人が、1週間後の3月8日に転入届を役所に提出すれば、住定年月日は3月1日、住定届出年月日は3月8日となります。
※外国人の場合はこれに追加して「国籍・地域」と「在留に関する事項」の2つがあります。
15項目も記載されていますが、よく見ると個々人の本籍、前住所、住民票コードといった情報は会社や大学などに提出する際には必ずしも必要とされません。
さらに昨今では個人情報保護の重要性が増してきているので、そもそも載せるべきではないという意見もあります。
そこでそういった情報を伏せて代用として使える書類として、住民票記載事項証明書が登場しました。
住民票記載事項証明書とは？
住民票記載事項証明書とは簡単に言えば住民票の簡易版の様な物で、住民票の中で申請者が希望する項目のみの情報を載せた証明書となります。
※以下、住民票記載事項証明書を“記載事項証明書”と略します。
記載事項証明書に書かれた内容は
- 氏名
- 住所
- 出生年月日
- 男女の別
の基本4情報だけで、残りの世帯主との続柄や本籍の表示、前住所、住民票コード、マイナンバーなどは申請者が希望する時のみ記載されることになっています。
記載事項証明書が必要なケースは？
特にこの書類を出すことが多いのは、どこかの会社や企業に入社、もしくはアルバイトやパートなどで雇用される時です。
会社側としては以下に記した労働基準法第107条によって労働者名簿を作成する義務があるのですが、この名簿には上で記載した労働者の基本4情報を記載する必要があります。（例えば交通費や住居手当の支給などに必要）
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
引用元：労働基準法第107条
昨今ではこちらの記載事項証明書の提出を求める会社も増えてきましたが、その理由としてはコンプライアンス（会社としての法律・倫理）の重要性、個人情報保護の世論が強くなってきたためです。
会社側としてはあくまで労働者名簿に必要な基本4情報だけでいいので、それ以外の本籍地や住民票コードなどは必要ありません。仮に何かのはずみで世間に流出した時のための被害を最小限に食い止めるためです。
記載事項証明書のフォーマットについて
記載事項証明書の特徴ですが、もう一つ住民票と違ってフォーマットが会社側で決められる点があります。
これは会社側が予めフォーマットを決めて、名簿の作成や管理の円滑化を図っているためですが、ここで注意すべきはコンビニで発行する時です。
記載事項証明書も住民票同様、マイナンバーカードがあればコンビにでも発行可能です。
ただしコンビニで発行する場合だと、会社が定めたフォーマットで出力できません。
その場合は役所に行って、「住民基本台帳と内容が相違ない」ということを証明してもらう必要があるので注意してください！
記載事項証明書でも本当に大丈夫か？
ここから先は僕自身の意見になりますが、記載事項証明書を提出するのはもはや時代の流れという感じになってきています。
僕自身も最初住民票記載事項証明書と聞いてもあまりピンと来ない時期がありましたが、やはり個人情報保護の世論が改めて強くなって来たんだなと思います。
しかし個人的には住民票とあまり差はないと思ってもいます。
なぜなら住民票記載事項証明書でも現住所と生年月日が載っているからです。
会社側としてはプライバシー保護は大事にしたいけれど、労働基準法に照らし合わせれば就労者の個人情報を必要最低限は把握する必要があります。
正直言えばこれだけでも十分すぎるほど大事な情報ですよね(;^^)
最近でも2014年7月に通信教育大手のベネッセで大規模な個人情報の流出が起きたことが話題になりましたが、生年月日と住所がわかってしまったら電話かけたり訪問販売などにも使えるので本当に最悪です。
さらに最近だとツイッターやFacebookといったSNSで簡単に拡散もできてしまうので、なおのこと個人情報の保護というのは大事になってきます。中には自分から平気で個人情報を晒している人もいますが、便利になった反面プライバシーの面で怖くなってきました。
もちろん本籍やマイナンバーに関しての情報が生年月日や住所だけで簡単に判明できるとは思いません、もし簡単にできちゃうなら日本に住めないですよね(;-_-)
こればかりは会社側の情報の管理力に任せるしかありませんが、少しでも大事な個人情報の公開を避けるなら記載事項証明書の提出にしておきましょう！
まとめ
以上住民票と住民票記載事項証明書の違いについての解説でした。
最後になりますが要点だけをまとめておきます！
- 住民票とは住民基本台帳に載っている個人と世帯の情報を写した書類で、住民票記載事項証明書とは住民票の項目の内、必要最低限の情報のみを記載した書類
- 住民票記載事項証明書は個人情報保護の観点から、就職やアルバイト・パートで企業に提出する際に発行する
- 住民票記載事項証明書は会社独自のフォーマットがあるが、コンビニで発行する場合は除く
よほどのことがない限り、会社に就職や入社する際に住民票の写しの提出を求められることはありませんが、万が一ということもあるので事前に確認はしましょう！
ある程度の社会的常識があるかが見られかねないので、違いだけは最低限把握して不要な個人情報を漏らさないことも意識しておきましょう！
